Morgen früh melden
sich 3 Kräfte krank.
Was jetzt?
Kein Panik-Scrollen. Kein stundenlanger Telefon-Marathon ohne System. Dieser Guide zeigt dir Schritt für Schritt, was du in den nächsten 60 Minuten tust – damit die Frühschicht läuft.
So nutzt du diesen Guide: Klappe jeden Schritt auf, hake die Maßnahmen ab und arbeite dich durch. Geklappte Schritte bleiben offen – du kannst jederzeit zurück. Das Häkchen-Tracking zeigt dir unten deinen Fortschritt.
Bevor du jemanden anrufst: Verschaffe dir in 5 Minuten ein klares Bild. Viele PDL starten mit Telefonieren, bevor sie wissen, was genau fehlt. Das kostet doppelt Zeit.
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✓Dienstplan aufschlagen – wer war ursprünglich eingeplant?
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✓Krankmeldungen notieren: Name, Bereich, Qualifikation (Fachkraft / Hilfskraft)
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✓Wohnbereiche mit Unterbesetzung identifizieren – welcher WB ist kritisch?
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✓Bewohner mit erhöhtem Versorgungsbedarf markieren (z.B. Sturz-Risiko, Wunden, FEM)
Viele Leitungen wissen im Notfall nicht mehr genau, welche Mindestquote sie halten müssen. Das klärst du jetzt – nicht beim Prüfer.
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✓Heimvertrag / Versorgungsvertrag: Fachkraftquote nachschauen (Standard: 50 %)
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✓Landesrechtliche Vorgaben prüfen (Heimgesetz / PflegBVO des Bundeslandes)
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✓Ist die Fachkraftquote pro Schicht unterschritten? → Wenn ja: Protokollierung starten
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✓Nachtwache gesondert prüfen: Gilt auch dort eine Mindestvorgabe?
Die Reihenfolge ist entscheidend: Intern vor extern – nicht weil es billiger ist, sondern weil interne Kräfte die Einrichtung kennen und schneller einsatzbereit sind.
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✓Stufe 1: Wer ist heute frei und könnte einspringen? (Bereitschaftsliste)
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✓Stufe 2: Wer hat Spätschicht und könnte früher kommen?
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✓Stufe 3: Teilzeitkräfte mit freiem Tag kontaktieren
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✓Stufe 4: Andere Wohnbereiche – kann eine Kraft kurzfristig wechseln?
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✓Stufe 5: Springer-Pool / Zeitarbeit kontaktieren (Kontakte griffbereit?)
Viele Einspringversuche scheitern nicht am Willen der Mitarbeitenden, sondern an wie gefragt wird. Diese Vorlage funktioniert.
„Hallo [Name], hier ist [dein Name]. Ich habe eine Frage – kein Druck. Wir haben morgen früh eine Unterbesetzung im [WB-Name]. Wärst du in der Lage, [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] einzuspringen? Wenn ja, wäre das enorm hilfreich. Wenn nicht, ist das absolut okay – ich frage weiter."
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✓Konkrete Zeiten nennen – keine vagen „wärst du verfügbar"-Fragen
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✓Druck herausnehmen – wer unter Druck Ja sagt, meldet sich morgen auch krank
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✓Alle Anrufe + Ergebnisse notieren (für Dokumentation später)
Wenn die Schicht nicht vollständig gedeckt werden kann: Nicht alles gleichzeitig – das Wichtigste zuerst. Versorgung nach Risikoprofil, nicht nach Routine.
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✓Stufe 1 (nicht verschiebbar): Medikamentengabe, Wundversorgung, FEM-Kontrolle
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✓Stufe 2 (zeitkritisch): Bewohner mit Sturz-Risiko, Kontraktur-Gefährdung, Dekubitus
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✓Stufe 3 (delegierbar): Grundpflege bei selbständigen Bewohnern – Reihenfolge anpassen
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✓Stufe 4 (verschiebbar): Aktivierung, nicht-dringende Doku, Verwaltungsaufgaben
Viele PDL informieren die EL zu spät – aus Scheu, schwach zu wirken. Das Gegenteil ist richtig: Früh informieren zeigt Professionalität.
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✓EL kurz informieren: Lage, was du bereits unternommen hast, was noch fehlt
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✓Keine vollständige Lösung präsentieren müssen – Lagebericht reicht
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✓Bei Unterschreitung der Fachkraftquote: EL muss informiert sein (Dokumentationspflicht)
„[Name], kurze Info: Morgen früh [X] Krankmeldungen. [WB] ist unterbesetzt. Ich bin dabei, Ersatz zu organisieren. Stand aktuell: [was du bereits geklärt hast]. Falls Fachkraftquote unterschritten: dokumentiere ich das."
Unterbesetzung ist keine Schande – aber fehlende Dokumentation ist ein Prüfrisiko. Der MD fragt nicht nur „war alles gut?" sondern „wie haben Sie reagiert?"
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✓Unterbesetzung im Dienstplan oder gesonderten Nachweis vermerken
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✓Ergriffene Maßnahmen dokumentieren (wer angerufen wurde, mit welchem Ergebnis)
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✓Verschobene oder angepasste Versorgungsleistungen im Berichteblatt vermerken
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✓Wenn Fachkraftquote unterschritten: separaten Nachweis mit Uhrzeit und Maßnahmen anlegen
Wenn dasselbe alle paar Wochen passiert, liegt das Problem nicht beim Dienstplan – sondern in der Struktur darunter. Nutze diesen Moment als Auslöser.
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✓Häufung von Krankmeldungen im selben Zeitraum → Belastungsanalyse?
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✓Fehlt eine gepflegte Springer-/Bereitschaftsliste? → Jetzt anlegen
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✓Gibt es einen schriftlichen Notfallplan für Unterbesetzung? → Wenn nicht: heute anfangen
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✓Maßnahme in QM-Dokumentation aufnehmen (CAPA / Verbesserungsmaßnahme)
Das passiert dir
seltener mit Struktur.
Einmalige Unterbesetzung ist Alltag in der Pflege. Wenn es zum Dauerzustand wird – liegt das Problem eine Ebene tiefer. Ich helfe dir, genau dort hinzuschauen.
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